Para ‘alcanzar el sueño’ de Almacén de clase mundial en las empresas se debe partir de un inventario físico riguroso para conocer con detalle todo lo que se tiene en el almacén, evaluar los sistemas para dar un diagnóstico claro de los procedimientos de trabajo existentes y tener siempre presente la mejora continua como cultura y filosofía de la organización.
Los elementos claves se convierten en factores críticos y/o herramientas necesarias para alcanzar y tener un almacén de clase mundial. Dichos elementos son:
1. Manejo de información.
- Procesamiento de la información en tiempo real.
- Seguridad en las transacciones de información.
- Garantías del manejo adecuado de la información a través de un adecuado procedimiento en la recepción, almacenamiento y despacho; así como también de los elementos de apoyo y control.
- Calidad como motor de impulso hacia un Almacén de Clase Mundial.
- Documentación de las operaciones (procedimientos) del almacén.
- Sistema de actualización de procedimientos.
- Estandarizar los procedimientos.
- Cercanía de los documentos con las operaciones.
- Asegurar las políticas y normas que debe cumplir la compañía en cada una de sus operaciones.
- Crear cultura de calidad en toda la compañía, si se quiere alcanzar el Almacén de Clase Mundial.
- El ser humano es el factor esencial para generar valor.
- Educación, formación y capacitación del personal, además de tenerla en cuenta como estrategia de competitividad, sirve para aportar a la obtención de la máxima calidad.
- Una persona con capacidad de aprendizaje, recursiva, iniciativa y liderazgo, es la idónea para cumplir con las exigencias de una Almacén de Clase Mundial.
- Es necesario comprometerse con la educación de alta calidad, además del entrenamiento en las diferentes operaciones, así como también la transferencia del conocimiento en cada procedimiento, hace que se tenga una empresa exitosa en el mercado.
- Procedimientos delegados a grupos de trabajos externos a la compañía, con el fin de reducir costos o en su defecto por la falta de experiencia en ciertos temas.
- Debe existir un compromiso entre las partes porque la empresa esta delegando responsabilidades en temas de calidad a un tercero, a través de esta subcontratación. Por eso que una compañía de outsourcing debe cumplir como mínimo con requisitos como una confianza absoluta, estabilidad financiera, seguridad, entre otras.
- Análisis de los procedimientos críticos de la empresa, es decir, identificar aquellos que generan valor al producto y/o los que generan valor a la compañía para tratar de enfocarlos hacia un mejoramiento continuo.
- Identificar las operaciones de almacenamiento y manipulación para asignar el diseño de la bodega adecuado para garantizar la calidad en el stock y manejo de la materia prima y los productos terminados.
- Realizar una estandarización en el almacenamiento, logrando una reducción significativa en los costos.
- Establecer la política adecuada de re abastecimiento del inventario de insumos y productos que se requieres para el desarrollo de todo el proceso productivo de la empresa.
- Se busca la satisfacción completa de los clientes, con el menor inventario posible, ya que esto representa para la compañía tiempo y dinero sin movimiento.
- Calidad del inventario significa: el menor inventario posible, con el mayor control posible y con el más alto nivel de confiabilidad en términos de calidad.
- Según el autor el sistema de inventarios ideal es el rotativo, el cual siempre toma acciones correctiva para asegurar un mejoramiento continuo en la confiabilidad de inventarios.
- Ubicación del inventario en el lugar apropiado que garantice la máxima calidad posible y el adecuado almacenamiento y manipulación, a través de la utilización de herramientas de alta tecnología, equipos de manipulación y transporte apropiados.
- Realización de la clasificación de los inventarios en ‘disponibles’ y ‘obsoletos’.
- Todo lo anterior cumpliendo con todas las normas técnicas establecidas dentro del manejo y almacenamiento de inventarios, con el fin de garantizar permanentemente la calidad dentro del Almacén de Clase Mundial
EL conjunto de personas que trabajan en el almacén, tienen que ser dedicados a la conservación y mantenimiento de los productos y equipos que conforman en esta área, ademas, se debe contar con horas de capacitación por parte del personal de la empresa a sus operadores; capacitar a los empleados en técnicas como la 5s que permitan desarrollar una mejor distribución de inventarios, al igual que en nuevas tecnologías como software que permitan agilizar los procesos e incrementar la eficiencia.
Se tienen que ofrecer perfiles continuos de las actividades del almacén para ayudar a los administradores a detectar y anticipar áreas problemáticas y cambios importantes en los niveles y los patrones de actividad, esto para dar seguimiento continuo al desempeño del almacén con relación a la productividad, la exactitud del despacho y del inventario, el ciclo de tiempo del pedido en el almacén y la densidad de almacenamiento.
