La Comunicación: Fundamental en el Éxito de las organizaciones

En un mundo que se transforma constantemente, las organizaciones se están estableciendo como bases de la economía y de la sociedad, lo que implica grandes oportunidades y retos así como también una gran responsabilidad, por esta razón considero que el estudio de este tema es fundamental para llegar a comprender como deber ser la comunicación en las organizaciones, partiendo del hecho de que todas presentan necesidades diferentes. 

La academia real española tiene varios significados para el termino comunicar, en este caso el que más se ajusta es que comunicar es la acción de transmitir señales mediante un código común al emisor y al receptor, es decir, un intercambio y flujo de información a través de un canal que finalmente es recibido, se puede comunicar información, ideas, emociones, etc., pero en la realidad esto no es tan sencillo como parece, no es simplemente comunicar sino comunicar de manera eficaz, no solo que llegue al receptor sino que ese receptor entienda el mensaje que el emisor quiere transmitir, no es algo fácil , y requiere de mucha claridad, porque los malos entendidos o carencias en la comunicación generan confusión y esto a su vez puede desencadenar efectos no deseados.

Bartoli (1991), expresa que la organización y la comunicación estan estrechamente relacionados en el funcionamiento de las empresas y menciona dos componentes claves en el proceso de la comunicación, el político y el sociocultural; el primero son medios de una estrategia global en la que influyen, y el segundo respectivamente son los valores, representaciones y fenómenos que pesan para la organización y la comunicación. Además de estos componentes claves, existen 6 elementos fundamentales para que facilitar  el  proceso de  las comunicación, los elementos son los siguientes:

Por lo dicho anteriormente es necesario, que en las organizaciones todas las personas velen y se aseguren de que la información no solamente sea difundida sino que sea difundida con efectividad, que llegue a cada uno de los involucrados con la organización y que transmita lo que se supone que debe transmitir, logrando con esto la coordinación en las unidades de trabajo y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, que permitan un funcionamiento óptimo de los canales de comunicación de la empresa y promuevan el mejoramiento a nivel general tanto entre departamentos como en lo que concierne a las relaciones entre organización y entorno externo.

A lo que quiero llegar con todo lo que dicho es a que comprendan la importancia que debe tener la comunicación en los procesos desarrollados en una empresa, porque aunque no sea un proceso establecido, esta a lo constantemente a lo largo de las acciones emprendidas por una empresa, y además porque involucra personas, medios y canales que trabajan de manera conjunta para posibilitar que los productos y servicios de una organización sean de mejor calidad y además que posean un factor de competitividad que diferencie a las empresas de sus competidores. 

La comunicación es algo intangible, sin embargo representa culturalmente formas de valorar, expresar, trasmitir e integrar a las personas que hacen parte de un organización

Fuentes:

- Real Academia Española,

- Bartoli, A. (1991). Comunicación y organziación: la organización comunicante y la comunicación organizada. México: Paidós.

Imágenes:
yourfreepress.com.

Talento Global

El mundo globalizado ha traído consigo además de nuevas posibilidades comerciales, nuevas formas de trabajo para las personas y diferentes opciones para las empresas, es así como cada vez más organizaciones de diferentes lugares del mundo recurren al talento de profesionales, científicos o aficionados para reducir sus costos de publicidad, generación de contenido e investigación y desarrollo. (Villasmil, 2006)

Este constante toma y dame por parte de las empresas y las personas ha sido llamado como Crowdsorcing por Jeff Howe en su artículo  Rise of Crowdsorcing, mediante el cual, empresas pequeñas y grandes como Procter & Gamble (Villasmil, 2006) buscan "aprovechar la inteligencia colectiva del público en general para completar tareas que normalmente desarrolla la empresa o que externaliza a otras firmas especializadas mediante el Outsorcing"(Casado, 2011) logrando así costos más bajos.

"Cualquier tarea que pueda realizarse a 50 metros del lugar de trabajo,

 puede hacerse igual a miles de kilómetros de distancia" (Casado, 2011) 

De esta manera, las empresas trasladan una función o actividad que antes desempeñaba un empleado, o que era subcontratada, hacia un gran número de personas anónimas, las cuales en su mayoría son contactadas, a traves de redes sociales ó páginas especializadas, este gran número de personas suelen ser personas con diferentes talentos y habilidades quienes utilizan su tiempo libre, para resolver problemas, innovar en productos y en general responder a diferentes necesidades de las personas y empresas, en algunas ocasiones siendo un trabajo pago ó no pago. (Villasmil, 2006)

Así pues en el mundo ya existen personas que han sabido aprovechar esta oportunidad, tal es el caso de InnoCentive.com, web a la cual recurren las empresas con algún problema específico, dicho problema es publicado en la página como un 'desafío' frente al cual un gran número de personas denominadas 'solver' presentan sus propuestas para solucionarlo, la persona que resuelva el problema recibe unos honorarios por la solución desarrollada. De esta manera las empresas ahorran de una manera significativa costos, pero incurren en uno nuevo, al tener la necesidad de filtrar todas las propuestas por parte de los 'solver' para encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades.

Bibliografía

• Villasmil, A. (30 de Julio de 2006). 'Crowdsourcing', cuando el pez grande se aprovecha del pequeño. El Mundo .
• Casado, J. M. (2011). Pool global de talento. Capital Humano (250), 44-46.

Imágenes

• freedigitalphotos.net

Plan de operaciones y ventas (SOP)

El plan de operaciones y ventas (SOP por sus siglas en ingles), es una herramienta directiva usada para la fabricación, planeamiento y control estratégicos que permite a las empresas capitalizar sus mejores oportunidades de negocio en el mediano plazo, esta herramienta es la encargada de mantener el balance adecuado entre oferta y demanda reflexionando sobre el mejor uso de los recursos y estableciendo metas de desempeño equilibradas para maximizar el rendimiento empresarial.

Este proceso se hace mensualmente de una manera organizada donde se revisan ciertos procesos de la organización que ayudan a un buen desempeño empresarial, entre estos esta la revisión de pronósticos, planeación de la demanda, planeación de la oferta teniendo en cuenta las restricciones de capacidad etc. Para una buena ejecución de este plan se debe tener en cuenta que los principales encargados de departamentos como marketing y ventas, finanzas, operaciones, desarrollo de producto entre otros, deben estar presentes en dicha reunión para así garantizar que las decisiones tomadas se ejecuten en toda la organización.

El plan de operaciones y ventas es muy bien visto desde las buenas practicas por muchas áreas dentro de una organización, una de estas es el área de logística ya que es un área clave que intervienen en los procesos donde actúa el plan, haciendo que sean los encargados de logística los primeros que lleven este modelo a una organización.

En la actualidad estos procesos de planeación son muy importantes ya que las organizaciones de hoy deben de estar pensadas y planeadas para ser las organizaciones del mañana, así que estas deben de formular fuertes procesos estratégicos que le permitan vislumbrar el camino hacia el futuro, utilizando herramientas como esta, que ante tan gran responsabilidad además sirve para:

• El plan de operaciones y ventas permite que la empresa responda de manera eficiente y rentable a cambios en el mercado. 

• Con el plan de operaciones y ventas podemos conocer los puntos fuertes y débiles, así como las amenazas y las oportunidades que tiene la empresa. 

• Con el plan se plasman las metas y objetivos de una organización. 

• Ayuda a organizar e implementar de una manera más eficiente los procesos misionales de la organización. 

Bibliografía
http://www.buenastareas.com/ensayos/Plan-De-Operaciones-y-Ventas-s-Op/2127036.html

http://www.celogis.com/files/136/SOP.pdf

Outsourcing, una alternativa de división del trabajo

El outsorcing también conocido como la subcontratación o tercerización, es la contratación de una empresa a otra para realizar una función en particular. En realidad la mayoría de todas las empresas que conocemos subcontratan de una u otra manera. Lo que lleva a preguntarse, ¿Qué es lo que se Subcontrata? .

La respuesta es que generalmente se subcontrantan funciones administrativas y servicios tales como la limpieza, la seguridad privada, la jardinería, área de recursos humanos, sistemas financieros contables, mantenimiento, entre muchos otros; teniendo en cuenta que solo se deben tercerizar actividades que no tengan nada que ver con el Core Business de la empresa, o mejor dicho con su esencia. para una mejor compresión, veamos el siguiente caso:

No solo se pueden subcontratar las funciones descritas anteriormente, son muchas otras más, como el manejo de la nomina, la facturación, las inversiones, la administración de portafolio, el transporte, etc. Dichas funciones no interfieren en ningún momento con la producción del bien o servicio, lo que  permite a las compañías especializarse y concentrarse más en la actividad real del negocio, es decir,  la que genera mayor utilidad a la organización, esta es solo una de las muchas razones que existen para tercerizar, a continuación se mostraran algunas de las más importantes:

1. Se ahorra dinero, debido a que las empresas proveedoras de servicios pueden realizar el trabajo a menor costo, y de una manera más eficiente, agregando también como ventaja, que la empresa que subcontrata no incurre en gastos de nomina, ya que la empresa proveedora se encarga de esto.
2. La inversión en maquinaria, equipos y tecnología disminuye, ya que la empresa no tiene necesidad de comprar activos, debido a que esto asumido por la empresa que ha sido subcontratada.
3. Subcontratar las funciones que no son un fuerte para la compañía, le permite desempeñarse mejor en la función principal del negocio, generando así una ventaja competitiva, gracias a que sus procesos son más ágiles.

Así como todo tiene sus pro y sus contra, la tercerización no es la excepción, entre las desventajas más importantes, encontramos:

1. Estancamiento en lo referente a la innovación, por parte del suplidor externo.
2. La empresa desconoce las nuevas tecnologías emergentes que ofrecen oportunidades para innovar productos y procesos.
3. El costo ahorrado puede que no sea el esperado por la compañía que solicita los servicios de tercerización , generando así posibles perdidas.
4. Al no estar encargado de muchas funciones de la compañía, puede que la empresa dependa de los tiempos de entrega de los proveedores de servicios, por ejemplo, el caso en el cual una empresa subcontrate la función del pago de nomina y que no lo haga a tiempo, esto podría provocar un malestar general en la organización por no recibir su pago a tiempo.
5. Perdida del control de la producción.

A pesar de sus desventajas, es necesario tener en cuenta que es diferente en todos los casos, ya que las organizaciones difieren en muchos aspectos, por lo tanto el éxito de la tercerización dependerá de múltiples factores.

Crítica

En la actualidad existen muchas compañías que solo están en la búsqueda de reducir costos, y encuentran en la tercerización la posibilidad de incrementar sus utilidades, a costa de la explotación y malas condiciones laborales de los trabajadores, lo cual es un acto que carece de cualquier tipo de ética, las características de estos trabajos son:

• Malas prestaciones laborales.
• Salarios mínimos.
• Inestabilidad laboral, lo que genera miedo en los trabajadores.
• Jornadas de trabajo de más de ocho horas sin pago de horas extra.

Les comparto este interesante video sobre el outsourcing y sus consecuencias en el Tercer mundo.

Fuentes: Gestiopolis.com, Servicios de Outsourcing.com
Imágenes: Matt Buck

Gung Ho

Con frecuencia el manejo de grupos de personas en diferentes ámbitos se vuelve algo complicado, esto en esencia por la misma complejidad del ser humano, y encontrar maneras de hacer que un grupo funcione con eficiencia puede lograr resultados inimaginables. Es por esto que la filosofía Gung Ho tiene tanta importancia.

Pero a todo esto ¿Qué es Gung Ho?

Gung Ho es una técnica que busca potencializar al máximo el rendimiento de los grupos de personas en las organizaciones (Seguramente aplicable a otros contextos en donde existan grupos de personas), basándose en tres importantes principios: El espíritu de la ardilla, el método del castor y el don del ganso, con los cuales el equipo tendrá altas dosis de motivación, energía y éxito.

Así pues que mejor manera de comprender Gung Ho que observando la siguiente película (Caso real) en donde se aprecia claramente el sentido de Gung Ho.

Agradecimiento a la profesora Claudia Patricia Córdoba Mazo del curso de Logística Industrial en la facultad de Ingeniería Industrial UPB; por tan importante aporte.

Imágenes: lafotogratis.com; istockphoto.com